Die Universitätsstadt Gießen stellt ein:
Assistenz des Museumsteams und Büromanagement
Kulturamt
Befristet
Vollzeit
Entgeltgruppe 7 TVöD
22.11.2026
Es handelt sich um eine Vollzeitstelle, welche zum nächstmöglichen Zeitpunkt befristet für die Dauer der Abwesenheit der/des Stelleninhaber*in zu besetzen ist.
Das Museum für Gießen ist ein dynamischer Ort: Neben der Vorbereitung einer neuen Dauerausstellung, finden wechselnde Ausstellungen und zahlreiche Veranstaltungen statt.
Als Mitglied eines tatkräftigen Teams erledigen Sie an der Schnittstelle von Museumsleitung, Team-Kommunikation und übergeordneter Verwaltung alle anfallenden Aufgaben zuverlässig. Sie sind ein Organisationstalent und beherrschen die Kunst des Rechnungs- und Vergabewesens. Sie bringen aber auch kreative Ideen mit ein, engagieren sich für effiziente Lösungen und nehmen alltägliche Herausforderungen gerne an.
Das Aufgabengebiet umfasst insbesondere:
In Abstimmung mit der Museumsleitung, Bearbeitung von Verwaltungsangelegenheiten, u. a. in den Aufgabenbereichen Controlling, Jahresberichte, Mittelfreigabe, Fördermittel, freihändige Vergaben, Kleinaufträge und Statistiken,
- Unterstützung des Teams bei der Bearbeitung von Vergabeverfahren,
- eigenständiges Überprüfen von Rechnungen und Lieferscheinen, sowie Abrechnung von Bestellscheinen sowie Kontierung,
- Überprüfung von Rechnungen auf sachliche und rechnerische Richtigkeit, Buchung in der Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung, Kassenführung,
- Kontrollieren und Sortieren des Funktionspostfaches (Maileingang) des Museums, sowie ggf. Erledigung des allgemeinen Schriftverkehrs, Abfassen von Schriftstücken zur unterschriftsreifen Vorlage,
- Beschaffung von Büromaterial für das gesamte Team,
- Führen der Adresskartei für Einladungen und Ausstellungen und Versand von allen Druckerzeugnissen,
- Unterstützung bei der Optimierung von Prozessen sowie Digitalisierungsprojekten
- Absprachen mit Versicherungen zum Schutz von Museumsobjekten (sowohl intern als auch extern, Unterstützung des Leihverkehrs),
- Organisation des kleinen Museumsshops: Kassensystem, Artikel im digitalen System pflegen, Inventur und gerne kreativ einbringen,
- Unterstützung des Veranstaltungsmanagements:
- Koordinieren und Umsetzen von Veranstaltungen,
- Führen der Adresskartei für Einladungen und Ausstellungen und Versand von allen Druckerzeugnissen,
- Honorarabwicklungen,
- Ausfertigung Honorarverträge, Abrechnung der Einnahmen und Honorarzahlungen, einschl. Veranstaltungen,
- Annahme und Weitergabe von Anmeldungen für Veranstaltungen,
- Terminvergabe und Vermietung des Veranstaltungsraums (Netanya-Saals), sowie alle dazugehörigen Absprachen mit externen Partner*innen.
Persönliches und fachliches Anforderungsprofil:
- Vorrangig abgeschlossene Ausbildung zur/zum Verwaltungsfachangestellten, zur/zum Kauffrau*mann für Büromanagement oder alternativ in einem vergleichbaren Bürofachberuf (z. B. zur/zum Rechtsanwalts- und Notarfachangestellte*n oder Groß- und Außenhandelskaufmann*frau),
- Erfahrungen im Sekretariat einer Geschäftsleitung oder einer Abteilung sind von Vorteil,
- ausgeprägte Kommunikationsfähigkeit,
- offenes, freundliches und serviceorientiertes Auftreten,
- selbstständige, sorgfältige, strukturierte sowie proaktive Arbeitsweise und schnelle Auffassungsgabe auch von komplexen Sachverhalten,
- kreative und ergebnisorientierte Arbeitsweise,
- Zuverlässigkeit, Teamfähigkeit, Einsatzbereitschaft,
- Stressresistenz,
- Bildschirmtauglichkeit und sicherer Umgang mit MS-Office-Standardsoftware,
- Vielfaltskompetenz.
Wir bieten Ihnen:
- Eine abwechslungsreiche und verantwortungsvolle Tätigkeit in einem motivierten Team,
- attraktive Fort- und Weiterbildungsangebote,
- ein vielfältiges, zukunftsorientiertes und verantwortungsvolles Aufgabengebiet,
- flexible Arbeitszeiten und Angebote zur Vereinbarkeit von Familie und Beruf, z. B. auch die Möglichkeit von Home-Office und mobilem Arbeiten,
- Maßnahmen zur Gesundheitsförderung,
- kostenfreier Eintritt in die Gießener Schwimmbäder im Jahr 2026,
- einen Arbeitsplatz in zentraler Lage mit sehr guter Verkehrsanbindung, zahlreiche Einkaufsmöglichkeiten und ortsnaher Natur,
- betriebliche Altersvorsorge,
- Sonderzahlungen nach dem TVöD für Beschäftigte,
- ein Jobticket zur Nutzung im gesamten RMV-Gebiet.